Jobdesk Sales Taking Order: Tugas, Keahlian, dan Pengembangan Teknologi

Jobdesk Sales Taking Order: Tugas, Keahlian, dan Pengembangan Teknologi

Sales taking order merupakan salah satu peran penting dalam dunia penjualan yang berfokus pada pengambilan pesanan dari pelanggan. Dalam banyak industri, terutama di sektor distribusi dan manufaktur, peran ini menjadi sangat krusial untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang ditawarkan sampai ke tangan pelanggan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan mereka.

Apa itu Sales Taking Order?

Sales taking order adalah bagian dari tim penjualan yang bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari pelanggan, baik secara langsung melalui kunjungan lapangan maupun melalui telepon atau platform digital. Sales taking order berperan sebagai penghubung antara perusahaan dan pelanggan dalam memastikan bahwa semua pesanan yang diterima dicatat dengan benar, diproses secara efisien, dan diantarkan sesuai jadwal.

Berbeda dengan sales executive yang fokus pada pengembangan pasar dan perluasan jaringan klien, sales taking order lebih fokus pada pemeliharaan hubungan dengan pelanggan yang sudah ada, memastikan kepuasan mereka melalui layanan yang cepat dan akurat. Peran ini sangat vital dalam industri seperti FMCG (Fast Moving Consumer Goods), di mana kecepatan dan ketepatan pemrosesan pesanan dapat sangat mempengaruhi loyalitas pelanggan.

Tugas Sales Taking Order

Tugas seorang sales taking order dapat bervariasi tergantung pada industri dan jenis produk atau layanan yang ditawarkan, namun secara umum, berikut adalah beberapa tugas utama yang dilakukan oleh sales taking order:

1. Menerima dan Memproses Pesanan

   Tugas utama sales taking order adalah menerima pesanan dari pelanggan. Ini bisa dilakukan melalui berbagai saluran seperti telepon, email, aplikasi mobile, atau kunjungan langsung ke toko atau kantor pelanggan. Setelah pesanan diterima, sales taking order bertanggung jawab untuk mencatat detail pesanan dengan akurat dan mengirimkannya ke departemen terkait untuk diproses lebih lanjut.

2. Memastikan Ketersediaan Produk

   Sebelum menerima pesanan, sales taking order harus memastikan bahwa produk yang dipesan tersedia dalam stok. Mereka perlu berkoordinasi dengan tim gudang atau manajemen inventaris untuk mengecek ketersediaan produk dan memastikan bahwa pesanan dapat dipenuhi tanpa penundaan.

3. Menjaga Hubungan dengan Pelanggan

   Selain memproses pesanan, sales taking order juga bertugas untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Mereka harus memastikan bahwa pelanggan puas dengan layanan yang diberikan, menyelesaikan setiap masalah atau keluhan yang mungkin timbul, dan terus menjaga komunikasi terbuka dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka.

4. Mengelola Administrasi Penjualan

   Tugas administrasi adalah bagian integral dari pekerjaan sales taking order. Ini meliputi pencatatan pesanan, pembuatan faktur, pelacakan pengiriman, dan pencatatan pembayaran. Semua informasi ini perlu dicatat secara rinci dan disimpan dalam sistem manajemen penjualan perusahaan untuk referensi di masa mendatang.

5. Pelaporan Penjualan

   Sales taking order juga bertanggung jawab untuk menyusun laporan penjualan harian, mingguan, atau bulanan, yang akan digunakan oleh manajemen untuk menganalisis kinerja penjualan dan mengambil keputusan strategis. Laporan ini biasanya mencakup jumlah pesanan yang diterima, nilai total penjualan, dan analisis terhadap tren pesanan.

Skills yang Dibutuhkan Sales Taking Order

Untuk menjadi seorang sales taking order yang sukses, ada beberapa keterampilan yang perlu dikuasai:

1. Kemampuan Komunikasi
   
   Sales taking order harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tertulis. Mereka harus dapat berkomunikasi dengan pelanggan dengan jelas dan efektif, serta mampu menjelaskan produk atau layanan dengan baik. Kemampuan mendengarkan yang baik juga penting untuk memahami kebutuhan pelanggan dan memberikan solusi yang tepat.
2. Keahlian Administrasi

   Keterampilan dalam manajemen administrasi sangat penting untuk mencatat dan mengelola pesanan dengan akurat. Sales taking order harus teliti dan detail-oriented untuk memastikan bahwa semua informasi pesanan dicatat dengan benar dan tidak ada kesalahan dalam proses administrasi.

3. Keterampilan Manajemen Waktu

   Sales taking order sering kali harus menangani banyak pesanan sekaligus dan bekerja di bawah tekanan waktu. Keterampilan manajemen waktu yang baik akan membantu mereka dalam mengatur prioritas, mengelola beban kerja, dan memenuhi tenggat waktu tanpa mengorbankan kualitas layanan.

4. Pengetahuan Produk

   Pengetahuan yang mendalam tentang produk atau layanan yang dijual sangat penting. Sales taking order harus tahu spesifikasi produk, ketersediaan stok, harga, serta promosi yang sedang berlangsung. Dengan pengetahuan ini, mereka dapat memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan dan membantu mereka membuat keputusan pembelian.

5. Kemampuan Menggunakan Teknologi

   Di era digital saat ini, kemampuan untuk menggunakan teknologi seperti CRM (Customer Relationship Management) dan software manajemen penjualan sangat penting. Sales taking order harus familiar dengan berbagai alat digital yang digunakan untuk mengelola pesanan, melacak pengiriman, dan menyusun laporan penjualan.

Gaji Sales Taking Order

Gaji seorang sales taking order dapat bervariasi tergantung pada industri, lokasi, dan pengalaman kerja. Berikut adalah gambaran umum mengenai gaji sales taking order di Indonesia:

1. Gaji Pemula Bagi mereka yang baru memulai karier sebagai sales taking order, gaji bulanan biasanya berkisar antara Rp3.000.000 hingga Rp4.500.000. Gaji ini dapat meningkat seiring dengan pengalaman dan kinerja.
2. Gaji dengan Pengalaman Sales taking order dengan pengalaman kerja beberapa tahun dan rekam jejak yang baik dapat menghasilkan gaji bulanan antara Rp4.500.000 hingga Rp6.500.000. Selain gaji pokok, mereka juga sering kali menerima komisi atau bonus berdasarkan jumlah pesanan yang berhasil diproses atau total penjualan yang dicapai.
3. Tunjangan dan Bonus Selain gaji pokok, banyak perusahaan yang menawarkan tunjangan tambahan seperti tunjangan transportasi, asuransi kesehatan, dan bonus penjualan. Beberapa perusahaan juga menyediakan fasilitas lain seperti pelatihan dan pengembangan keterampilan untuk meningkatkan kompetensi karyawan.

Otomasi Taking Order dengan Chatbot dan CRM EVA

Dengan berkembangnya teknologi, proses taking order kini dapat diotomatisasi menggunakan chatbot dan CRM (Customer Relationship Management) seperti EVA. Otomasi ini tidak hanya membantu mengurangi beban kerja sales taking order, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pemrosesan pesanan.

1. Chatbot untuk Taking Order

   Chatbot adalah program komputer yang dirancang untuk mensimulasikan percakapan dengan pengguna manusia, terutama melalui platform chatting seperti WhatsApp, Messenger, atau situs web perusahaan. Dengan menggunakan chatbot, pelanggan dapat melakukan pemesanan kapan saja, tanpa perlu menunggu jam operasional atau ketersediaan sales taking order. Chatbot dapat memproses pesanan dengan cepat, memberikan konfirmasi secara otomatis, dan menyimpan semua data pesanan dalam sistem.

2. CRM EVA

   EVA adalah salah satu CRM yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola hubungan dengan pelanggan dan memproses pesanan secara efisien. Dengan CRM EVA, semua data pelanggan, riwayat pesanan, dan informasi penjualan dapat diakses dalam satu platform. CRM ini juga memungkinkan otomatisasi proses taking order, seperti pengiriman email konfirmasi pesanan, pelacakan pengiriman, dan pembuatan laporan penjualan. Hal ini memungkinkan sales taking order untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Keuntungan Otomasi Otomasi taking order dengan chatbot dan CRM memiliki beberapa keuntungan, termasuk:
   • Efisiensi Waktu: Proses taking order yang diotomatisasi memungkinkan pesanan diproses lebih cepat, tanpa memerlukan intervensi manusia.
   • Akurasi yang Lebih Tinggi: Dengan menggunakan sistem otomatis, risiko kesalahan manusia dalam mencatat pesanan dapat dikurangi secara signifikan.
   • Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Pelanggan dapat melakukan pemesanan kapan saja, dan pesanan mereka akan diproses dengan cepat dan akurat, meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
   • Pengelolaan Data yang Lebih Baik: Semua data pesanan disimpan secara terpusat dalam CRM, memudahkan akses dan analisis data untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

Conclusion

Peran sales taking order adalah salah satu komponen penting dalam tim penjualan, dengan tugas utama untuk memastikan pesanan pelanggan diproses dengan cepat dan akurat. Dengan keterampilan komunikasi yang baik, pengetahuan produk yang mendalam, dan kemampuan menggunakan teknologi, seorang sales taking order dapat memberikan kontribusi signifikan terhadap kesuksesan bisnis.

Di era digital, otomasi proses taking order menggunakan chatbot dan CRM seperti EVA menawarkan solusi inovatif untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pemrosesan pesanan, serta memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Dengan mengintegrasikan teknologi ini, perusahaan dapat lebih fokus pada pengembangan bisnis dan peningkatan kepuasan pelanggan, sambil tetap memastikan bahwa semua pesanan dikelola dengan baik dan tepat waktu.