Cara Mengutamakan Pelanggan dengan Helpdesk

Membantu menyelesaikan kebutuhan dan masalah anda dengan cepat untuk meningkatkan layanan pelanggan. Namun, bukan hanya melayani pelanggan tetapi juga dapat melakukan tugas lain pada platform berbeda yang bisnis anda miliki.

Mungkin ketika, masih menggunakan staf IT service desk ada yang masih kurang maksimal dan tak jarang pelanggan pun terabaikan karena sangat sibuk. Dengan banyaknya tiket atau pesan yang menumpuk, panggilan telepon yang tak terangkat, live chat yang tak terbalas, maka akan sangat berdampak buruk pada layanan pelanggan yang ada di bisnis anda, tidak akan menutup kemungkinan pelanggan tidak mau lagi berbisnis dengan anda dan beralih ke kompetitor anda. Pastikan jangan sampai itu terjadi dan mulailah mengutamakan pelanggan dengan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. sebagai berikut :

Dengarkan Pelanggan Anda

Sudah menjadi sebuah tugas anda untuk mendengarkan keluhan dan pertanyaan dari pelanggan. Namun, bukanlah mendengarkan apa yang pelanggan katankan tapi cari tahu tentang keluhan pelanggan yang merea sampaikan secara langsung. Yaitu dengan cara, anda melihat review dan rating yang mereka berikan atas pelayanan yang diberikan.

Jangan menanggap enteng sebah review atau feedback yang pelanggan berikan, terlebih sekarang sudah serba digital dan jejak atau rekam digital itu selalu ada untuk menjadi bukti. Pendapat atau masukan dari pelanggan maupun orang awam sekalipun mampu mengidentifikasi masalah yang tak terlihat di mata profesional sekalipun ini akan meningkatkan kualitas dari bisnis anda.

Perbaiki Komunikasi Tim

Seringkali masalah terjadi karena hal sepele seperti halnya komunikasi yang tidak lancar atau miskomunikasi antara tim dengan pelanggan. Coba amati lagi apakah komunikasi yang tim Anda lakukan sudah tepat. Jika belum, segera perbaiki kondisi ini.

Terdapat beberapa hal yang bisa anda lakukan dalam memperbaiki komunikasi anda dengan pelanggan. Di antaranya:

• Jika Anda ingin melakukan maintenance, jangan lupa untuk memberi kabar kepada pelanggan dari jauh-jauh hari. Maka dengan demikian, pelanggan anda dapat melakukan persiapan sebelum maintenance berlangsung.
• Update secara berkala untuk pelanggan anda. Berikan kesempatan untuk pelanggan anda dalam memberikan masukan terhadap update dalam bentuk open ticket.
• Komunikasi yang lancar paling penting saat terjadi masalah. Bangun komunikasi yang baik dengan pelanggan saat terjadi masalah sampai dapat menyelesaikan masalahnya.

Konsisten

Sering terjadi, dimana dalam sebuah tim terdapat salah satu yang terlihat lebih unggul dibandingkan yang lainnya. Terkadang terdapat staf yang menangani pelanggan atau staf lainnya mendapatkan masalah yang lebih sulit. Dan beberapa staf lain hanya menangani keluhan standar, jika staf yang selalu menangani keluhan standar ini mendapatkan masalah yang sulit, maka akan merasa kewalahan dalam menangani keluhan dari pelanggan sehingga performa dari pelayanan pun akan turun.

Untuk menghindari hal tersebut, Anda perlu mengelola kinerja dari staf dengan baik. Selain itu, ada beberapa tips lain yang perlu Anda lakukan, yaitu:

• Gunakan fitur yang dapat menyimpan informasi seputar penanganan masalah dari pelanggan untuk dipelajari oleh setiap tim lainnya.
• Buat sistem pelatihan terstruktur untuk staf yang baru bergabung.
• Adakan diskusi tim sesering mungkin untuk membicarakan masalah yang sulit ditangani
• Anjurkan untuk saling berbagi pengetahuan antar sesama staf untuk kemudahan pembagian beban kerja nantinya.

Dengan cara ini, Anda dapat memberikan pelayanan terbaik secara konsisten pada pelanggan. Tak ada lagi ketimpangan informasi dan pengetahuan antara satu staf dengan yang lainnya.

Jujur dengan Pelanggan

Perlunya mengedepankan kejujuran, karena dengan kejujuran terhindar dari kekecewaan dari pelanggan. Tentu ini akan berdampak baik kepada bisnis anda, namun jika sebaliknya maka hanya akan membuat bisnis anda semakin menurun dan tidak akan dipercaya lagi. Jadi inilah pentingnya untuk anda mengedepankan kejujuran pada bisnis anda.

Jangan memberikan janji yang belum pasti dapat anda tepati, jelaskan apa saja hal yang sudah anda usahakan untuk menangani masalah, jelaskan juga pada pelanggan dalam bahasa yang dapat mereka pahami, bukan dengan istilah IT.

Pastikan anda mengatakan sejujurnya dan menjelaskan dengan baik pada pelanggan, dengan begitu pelanggan pasti akan memahami posisi Anda. Paling tidak kejujuran anda akan membuat pelanggan anda sedikit lebih tenang daripada anda tidak memberi keterangan apa-apa sama sekali.

Jadilah Proaktif

Salah satu hal yang dapat anda lakukan dalam meningkatkan layanan pelanggan adalah dengan menjadi proaktif. Lakukan hal yang seharusnya Anda lakukan, tanpa perlu pelanggan anda memintanya. Seperti misalnya:

• Berikan update secara reguler agar anda tak diburu-buru pelanggan.
• Otomatiskan alur kerja untuk tingkatkan kinerja staf dan mempercepat proses pelayanan.
• Pelajari lagi masalah yang sering atau berulang-ulang dan temukan solusi permanen untuk menyelesaikan masalah tersebut.
• Gunakan fitur untuk mendeteksi masalah sebelum datang keluhan pelanggan.

Peran dari fitur helpdesk sangatlah penting untuk keberlangsungan bisnis dalam menunjang performa layanan bisnis anda. Karena kepuasan pelanggan terhadap produk dan layanan merupakan kunci utama kesuksesan sebuah bisnis. Untuk itu langsung saja buka website Eva.id untuk mengetahuinya lebih lanjut.